» Géolocaliser vos salariés : attention à la réglementation !

Géolocaliser salarié artisan capeb

 

Face au développement par les employeurs de la géolocalisation des véhicules qu’ils mettent à la disposition de leurs salariés pour l’exécution de leur travail, la CNIL adopte une nouvelle norme (Délibération n° 2015-165 du 4 juin 2015) pour la déclaration simplifiée des dispositifs de géolocalisation des véhicules des salariés. Cette norme interdit l’utilisation de ces dispositifs hors temps de travail, y compris durant les pauses et les trajets domicile-lieu de travail.

 

Si vous avez déjà effectué une déclaration simplifiée sur la base de l’ancien texte vous devez mettre, d’ici au 17 juin 2016 au plus tard, si nécessaire, leur traitement en conformité avec la nouvelle norme.

En premier lieu, la mise sous surveillance des salariés ne doit pas être disproportionnée face à l’intérêt de l’entreprise et aux missions du salarié. La nouvelle délibération interdit expressément de collecter des données de localisation en dehors du temps de travail des salariés concernés, en particulier lors des trajets effectués entre leur domicile et leur lieu de travail ou pendant leurs temps de pause.

En application de cette norme, la géolocalisation ne peut être mise en œuvre que pour tout ou partie des finalités suivantes :

– Le respect d’une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés ;
– Le suivi et la facturation d’une prestation de transport de personnes ou de marchandises ou d’une prestation de services directement liée à l’utilisation du véhicule, ainsi que la justification d’une prestation auprès d’un client ou d’un donneur d’ordre ;
– La sûreté ou la sécurité de l’employé lui-même ou des marchandises ou véhicules dont il a la charge, en particulier la lutte contre le vol du véhicule ;
– Une meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence ;
– Le contrôle du respect des règles d’utilisation du véhicule définies par le responsable de traitement, sous réserve de ne pas collecter une donnée de localisation en dehors du temps de travail du conducteur.

Le traitement peut avoir pour finalité accessoire le suivi du temps de travail, lorsque ce suivi ne peut être réalisé par un autre moyen, sous réserve notamment de ne pas collecter ou traiter de données de localisation en dehors du temps de travail des employés concernés.

La norme rappelle que les salariés doivent pouvoir, quelle que soit la finalité du dispositif, désactiver la fonction de géolocalisation, en particulier à l’issue de leur temps de travail ou pendant leurs temps de pause, et précise que le responsable de traitement peut, le cas échéant, demander des explications en cas de désactivations trop fréquentes ou trop longues du dispositif. Une sanction semble néanmoins exclue.

En tout état de cause, la géolocalisation ne doit pas conduire à un contrôle permanent de l’activité du salarié.

 

Concernant la procédure de mise en place de la géolocalisation :

Les représentants du personnel doivent être préalablement informés et consultés sur la mise en place d’un tel dispositif (CE, CHSCT et à défaut les DP). La finalité du dispositif, les salariés concernés ainsi que toutes les informations relatives à la collecte et au traitement des données doivent être fournies aux représentants du personnel.
L’employeur doit ensuite procéder à une déclaration en ligne auprès de la CNIL.
Une fois cette déclaration effectuée, les salariés concernés doivent être informés collectivement (par affichage) et individuellement de la mise en place de ce dispositif.
L’information des salariés doit être la plus précise possible et dénuée de toute ambiguïté afin de pouvoir se prévaloir des données.
Le non-respect de ces formalités rende inopposables les informations collectées.

 

Concernant la collecte et le traitement des données :

En principe, la collecte et le traitement ne peut porter que sur des données à caractère personnel qui sont recueillies de manière loyale et licite pour des finalités déterminées.
Les données doivent être conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées. Le responsable d’un traitement, avant de transmettre des données à un organisme, doit opérer un tri parmi ces dernières pour veiller à ce que le destinataire accède aux seules données adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la justification de la communication. Il est tenu de prendre toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité des données et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

La CNIL recommande que les données soient conservées pendant 2 mois. Cette durée peut être portée à un an dans plusieurs cas (nécessité à des fins de preuve de l’exécution d’une prestation, historique des tournées à des fin d’optimisation des tournées). Elle recommande d’ailleurs d’établir un mode et des durées d’archivage différents selon la nature des données collectées (Délibération n°2005-213 du 11 octobre 2005).

A défaut, pour l’employeur de respecter la réglementation précitée, le dispositif de géolocalisation mis en œuvre au sein de l’entreprise sera jugé illégal et ne pourrait être opposé aux salariés, notamment à des fins disciplinaires ou pour justifier un licenciement.

En outre, le manquement aux obligations légales est puni de sévères sanctions financières et pénales. Dans ce contexte, il est recommandé aux entreprises de s’assurer, de la conformité de leur dispositif de géolocalisation à ces nouvelles règles et à défaut, de prendre toutes mesures nécessaires de mise en conformité.

 

Pour toute précision, contactez le service juridique de votre CAPEB au 03.85.90.97.70.